Factureren

Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?

Naast de wettelijke vereisten moeten facturen altijd één van de volgende referenties bevatten. Ontbreekt deze informatie, dan wordt de factuur niet in behandeling genomen en retour gestuurd.

1. Vermeld minimaal één van de volgende referenties:
   • Inkoopordernummer,
     of
   • Goederenontvangstnummer,
     of
   • Volledige codering:
   • projectnummer inclusief WBS element en grootboekrekening,
     of
   • kostenplaats en grootboekrekening
2. Specifieke vereisten bij inhuur via BAM Flexplein (indien nog niet overgestapt op selfbilling):
   Indien de factuur betrekking heeft op een ingehuurde medewerker via BAM Flexplein, vermeld dan ook:
   • Personeelsnummer van de externe medewerker
   • Weeknummer van de gewerkte week
   • Bijlage met de manurenstaat

Bent u op zoek naar de status van uw factuur of een betaalspecificatie? Via onderstaande link komt u op de “invoice portal” terecht waarop u met uw gegevens deze informatie kunt ophalen.

https://statusinvoices.bam.com/

Naast de wettelijke vereisten moeten facturen altijd één van de volgende referenties bevatten. Ontbreekt deze informatie, dan wordt de factuur niet in behandeling genomen en retour gestuurd.

1. Vermeld minimaal één van de volgende referenties:
   • Inkoopordernummer,
     of
   • Goederenontvangstnummer,
     of
   • Volledige codering:
   • projectnummer inclusief WBS element en grootboekrekening,
     of
   • kostenplaats en grootboekrekening
2. Specifieke vereisten bij inhuur via BAM Flexplein (indien nog niet overgestapt op selfbilling):
   Indien de factuur betrekking heeft op een ingehuurde medewerker via BAM Flexplein, vermeld dan ook:
   • Personeelsnummer van de externe medewerker
   • Weeknummer van de gewerkte week
   • Bijlage met de manurenstaat

Wat is selfbilling?

Heeft u inhuurkrachten of ZZP-ers die via Flexplein zijn gecontracteerd dan is selfbiling voor u van toepassing. In plaats van dat u - als leverancier - een factuur naar de BAM stuurt, maakt de BAM zelf de factuur op en stuurt deze per mail naar uw administratie.

Wanneer ontvangt de leverancier een selfbill?

Op basis van de geschreven en goedgekeurde gewerkte uren in Netive en de gecontracteerde tarieven in de opdracht stelt BAM een wekelijks een selfbill factuur op en stuurt deze iedere op de woensdag naar uw administratie.

Zijn alle BAM Bedrijven aangesloten op deze nieuwe werkwijze?

Op dit moment geldt dit proces nog niet voor de inhuurkrachten van BAM Industrie, OV Rail en Spoorse Kabels. Indien u leverancier ben voor deze BAM bedrijven stuurt u nog een factuur die voldoet aan onze factuurvereisten.

Heeft u vragen over selfbilling?

Bel Flexplein 030-2093920 of stuur een email naar flexplein@bam.com

U kunt uw facturen op twee manieren aanleveren:

• XML (voorkeursmethodiek)
• PDF

XML-facturen (voorkeursmethode)

Facturen in XML-formaat worden via onze provider Unifiedpost aan BAM geleverd. Meer informatie https://www.unifiedpost.com/nl-be/landen/the-netherlands/e-factureren-in-de-bouw

Belangrijke richtlijnen:

• Facturen moeten voldoen aan de DICO-standaard (Sales in de Bouw formaat versie 004 en 005).  Zie: https://ketenstandaard.nl/dico-facts
• Zowel de leverancier als het BAM bedrijf worden in de XML aangeduid met een GLN/GS1 nummer (digitale adrescode).
• De factuur bestaat uit:
  • een XML-bestand
  • een PDF (visuele weergave van de XML-inhoud)
• Vereisten voor de PDF:
  • Mag maximaal ± 40 kB per pagina zijn
  • Moet afkomstig zijn uit uw eigen financiële systeem (niet gegenereerd door een provider op basis van de XML)
  • Bestandnamenstructuur:
    GLN/GS1-nummer leverancier_factuurnummer.extensie 
    Bijv.: 8713783614235_20140001.xml en 8713783614235_20140001.pdf
  • Eventuele bijlagen krijgen een extra volgnummer
    Bijv.: 8713783614235_20140001_01.pdf

PDF facturen

PDF-facturen kunnen per e-mail verzonden worden naar invoices@bam.com 

Belangrijke richtlijnen:

• Elke PDF mag slechts één factuur bevatten
• De volledige factuur moet in één PDF-bestand staan
• Eventuele bijlages moeten achteraan in dezelfde PDF worden opgenomen:
  • Eerste pagina: factuur
  • Daarna: bijlagen
• Maximaal ± 40 kB per pagina zijn, met een totaal van maximum 10 MB per bestand

Let op:

• Facturen mogen slechts via één methode worden aangeleverd; XML of PDF, niet beide.
• Het e-mailadres voor PDF-facturen (invoices@bam.com) is uitsluitend bedoeld voor automatische verwerking. Andere communicatie via dit adres wordt automatisch verwijderd.

Overstappen naar XML?

Wilt u overstappen van PDF naar XML of wilt u meer weten over de voor- en nadelen? Neem dan contact op via: basware@bam.com 

For Suppliers is gespecialiseerd in het uitvragen, valideren en beschikbaar stellen van gegevens voor opdrachtgevers. Dit betekent dat u voortaan de voor ons – en mogelijke andere klanten binnen de branche - benodigde basisinformatie maar op één plek hoeft aan te leveren en up to date te houden! Handig, en wij beschikken zo altijd over de meest recente informatie van uw organisatie.

Wat zijn voor u de voordelen?

• Slechts op één platform kosteloos gegevens, documenten en bedrijfscertificaten verstrekken en bijhouden
• Een eigen beveiligde account bij For Suppliers, hier kun je eenvoudig gegevens uploaden en later ook aanvullen of wijzigen
• For Suppliers informeert je wanneer de geldigheid van documenten verloopt en vraagt je om nieuwe geldige documenten aan te leveren

Wat kunt u verwachten:

• U ontvangt een e-mail van For Suppliers met een uitnodiging om uw gegevens te verstrekken
• Meer informatie over het platform: www.forsuppliers.com.

Enkele aandachtspunten:

• Verklaring betalingsgedrag Ketenaansprakelijkheid bij onderaanneming en Inlenersaansprakelijkheid wanneer het inlenen van personeel betreft; elke 3 maanden verzoekt For Suppliers u om een nieuwe versie
• Kopie G-rekeningovereenkomst, let op dit betreft de overeenkomst tussen u en de Belastingdienst. U levert deze overeenkomst éénmalig aan, of wanneer u van bank wijzigt de nieuwe overeenkomst
• Certificaat van de Stichting Normering Arbeid (SNA); For Suppliers vraagt dit certificaat éénmalig op. U kunt dit certificaat downloaden van de volgende website: www.normeringarbeid.nl.
• Beschikking goedkeuring alternatief voor storting op de G-rekening van de Belastingdienst; For Suppliers vraagt dit document jaarlijks bij u op

Heeft u vragen over de aan te leveren documenten of over het gebruik van For Suppliers? Neem dan contact op via de contactgegevens op www.forsuppliers.com.

Om de risico’s te beperken die samenhangen met (i) de keten- en inlenersaansprakelijkheid en (ii) de inzet van zzp’ers, vraagt BAM bepaalde documenten op van toeleveranciers (onderaannemers, zzp’ers en uitleners van personeel).

Het Wka-beleid van BAM omvat diverse risicobeperkende maatregelen

• Aanlevering van Wka documenten op het platform van For Suppliers
• Minimale vereisten manurenstaat
• Storten op de G-rekening

Aanlevering van Wka documenten op het platform van For Suppliers

BAM heeft het opvragen van onder andere Wka documenten uitbesteed aan For Suppliers. For Suppliers is gespecialiseerd in het uitvragen, valideren en beschikbaar stellen van gegevens voor opdrachtgevers.

Enkele aandachtspunten:

• Verklaring betalingsgedrag Ketenaansprakelijkheid bij onderaanneming en Inlenersaansprakelijkheid wanneer het inlenen van personeel betreft; elke 3 maanden verzoekt For Suppliers u om een nieuwe versie
• Kopie G-rekeningovereenkomst, let op dit betreft de overeenkomst tussen u en de Belastingdienst. U levert deze overeenkomst éénmalig aan, of wanneer u van bank wijzigt de nieuwe overeenkomst
• Certificaat van de Stichting Normering Arbeid (SNA); For Suppliers vraagt dit certificaat éénmalig op. U kunt dit certificaat downloaden van de volgende website: www.normeringarbeid.nl.
• Beschikking goedkeuring alternatief voor storting op de G-rekening van de Belastingdienst; For Suppliers vraagt dit document jaarlijks bij u op

Als u vragen heeft over de documenten dan kunt u contact opnemen met For Suppliers.

Project gerelateerde documenten ter beperking van de risico’s van BAM (zoals manurenstaten) worden niet door For Suppliers uitgevraagd. Deze dienen altijd met de factuur te worden meegezonden naar de betreffende werkmaatschappij.

Minimale vereisten manurenstaat

Een manurenstaat (bijlage bij factuur van onderaannemer of uitlener van personeel) dient minimaal de volgende gegevens te vermelden per arbeidskracht die door of namens de onderaannemer of uitlener van personeel is ingezet gedurende de factuurperiode:

• voorletters en achternaam
• BSN (of KVK-nummer bij inzet van een ZZP'er)
• specificatie van de gewerkte uren per dag per week

In de overeenkomst met de onderaannemer of uitlener van personeel kan zijn overeengekomen dat aanvullende gegevens in de manurenstaat vermeld moeten worden.

Storten op de G-rekening

BAM stort een bepaald bedrag van uw factuur op uw G-rekening:

• Bij onderaanneming wordt op basis van een volledig ingevulde manurenstaat gestort
• Bij inlening wordt een percentage van de factuursom gestort

Inkoopvoorwaarden

Informatie volgt nog.