Contact met aandeelhouders

Beleidslijn voor (bilaterale) contacten met aandeelhouders

Koninklijke BAM Groep nv ('BAM' of 'de vennootschap') heeft met het oog op correcte omgang met aandeelhouders een beleidslijn geformuleerd voor (bilaterale) contacten en dialoog met aandeelhouders buiten de algemene vergadering van aandeelhouders, in overeenstemming met best-practice-clausule 4.2.2 van de Nederlandse corporate governance code.

Uitgangspunt

BAM onderschrijft het belang van een transparante en gelijkwaardige informatievoorziening aan aandeelhouders, beleggers, analisten, pers en andere relevante externe stakeholders. De dialoog met aandeelhouders zal voornamelijk plaatsvinden tijdens de algemene vergaderingen van aandeelhouders. Daarnaast voert BAM, waar nodig en naar eigen goeddunken, bilaterale gesprekken met de aandeelhouders, beleggers en andere relevante externe belanghebbenden.

In de regel wordt geen koersgevoelige informatie verstrekt tijdens enig contact met aandeelhouders, beleggers, analisten, pers en andere externe belanghebbenden. BAM kan daarvan afwijken in het belang van de onderneming en mits een dergelijke afwijking in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Alle analistenbijeenkomsten in verband met de publicatie van de jaar- en halfjaarcijfers zijn voor iedereen toegankelijk via internet (webcast). Ook de conference calls met analisten in verband met de publicatie van de cijfers over het eerste en derde kwartaal worden via webcast uitgezonden.

Contacten tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders

Contacten met aandeelhouders vinden in eerste instantie plaats tijdens algemene vergaderingen van aandeelhouders. De vennootschap acht een hoge deelname van aandeelhouders aan deze vergaderingen van belang. De bijeenkomsten zijn ook toegankelijk voor de pers. Voor de oproeping, de agenda en alle overige documentatie die relevant zijn voor deze vergaderingen, wordt verwezen naar het hoofdstuk corporate governance op de website van BAM. De algemene vergaderingen van aandeelhouders worden via een webcast uitgezonden. Deze bijeenkomsten worden in de Nederlandse taal gehouden, maar zijn tevens beschikbaar in een Engelse simultaanvertaling.

Bilaterale contacten met aandeelhouders, beleggers, analisten, pers en andere externe stakeholders

Naast de contacten tijdens de algemene vergaderingen van aandeelhouders is BAM van mening dat contacten tussen de vennootschap en aandeelhouders, beleggers, analisten, pers en andere relevante externe stakeholders, bijvoorbeeld die met een focus op de duurzaamheidsaspecten van de strategie van BAM  buiten de algemene vergadering van aandeelhouders om, zowel voor de vennootschap als voor de externe belanghebbenden van belang kunnen zijn. BAM is bereid om, waar nodig en naar eigen goeddunken van BAM, de dialoog aan te gaan met aandeelhouders en andere externe stakeholders.

BAM faciliteert een dergelijke dialoog, tenzij dit naar het oordeel van de raad van bestuur niet in het belang is van de vennootschap en de daaraan verbonden bedrijfsonderdelen. BAM kan ook het initiatief nemen om de dialoog aan te gaan.

Om te beoordelen of een contact/dialoog met aandeelhouders of andere externe stakeholders passend is en in het belang van de vennootschap (kan) zijn, kan BAM verzoeken om de vennootschap vooraf schriftelijk te informeren over het doel, de te bespreken onderwerpen en de standpunten van de externe stakeholder over deze onderwerpen.

Aandeelhouders die verzoeken om in contact te treden met de vennootschap of die reeds contact hebben met de vennootschap, kunnen te allen tijde door BAM worden verzocht de vennootschap te informeren over de omvang van hun belang (volledige aandelenpositie) in de vennootschap (long en short en door middel van derivaten). BAM zal contact opnemen of voortzetten met aandeelhouders, onder voorbehoud van de bereidheid van aandeelhouders om de vennootschap te informeren over hun belang in de vennootschap.

BAM zal in de contacten met externe stakeholders primair worden vertegenwoordigd door de leden van de raad van bestuur, bijgestaan door de manager investor relations of de manager public relations. BAM kan andere medewerkers of adviseurs van de onderneming betrekken bij contacten met externe stakeholders, rekening houdend met hun deskundigheid, achtergrond en anciënniteit. De raad van commissarissen beslist, na overleg met de voorzitter van de raad van bestuur, of hij al dan niet ingaat op een verzoek van aandeelhouders en/of andere relevante externe stakeholders om in contact te treden met een of meer leden van de raad van commissarissen en of leden van de raad van bestuur daarbij al dan niet aanwezig zullen zijn.

Alle data en locaties van algemene vergaderingen van aandeelhouders, roadshows, seminars en dergelijke worden gepubliceerd op de website van BAM. Financiële presentaties worden gepubliceerd op de website van BAM, voor zover deze wezenlijk afwijken van eerder gepubliceerde presentaties. Mocht tijdens contacten met aandeelhouders, beleggers, analisten, pers of andere externe stakeholders abusievelijk koersgevoelige informatie worden onthuld, dan zal onmiddellijk een persbericht worden uitgegeven.

Rapportages en beoordelingen van analisten worden niet vooraf door BAM beoordeeld, becommentarieerd of gecorrigeerd, behoudens op feitelijke zaken. De onderneming betaalt geen vergoedingen aan partijen voor het uitvoeren van onderzoeken voor analistenrapporten, noch voor het schrijven of publiceren van dergelijke rapporten, met uitzondering van kredietbeoordelaars.

Beperkte contacten gedurende bepaalde perioden

In elke periode van zes weken voorafgaand aan de publicatie van de jaar- en halfjaarcijfers en in elke periode van drie weken voorafgaand aan de publicatie van de handelsberichten voor het eerste en derde kwartaal, betracht BAM terughoudendheid ten aanzien van het aangaan van contacten met aandeelhouders, beleggers, analisten, pers en andere externe stakeholders over de algemene gang van zaken van de onderneming.